KOMUNIKASI PERKANTORAN
A. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi (communication) berasal dari bahasa Latin, yaitu ‘communis’ yang berarti ‘sama’, communico, communication, atau communicari yang berarti ‘membuatsama’ (to make common). Sama yang dimaksud disini adalahsama makna. Secara paradigmatis, pengertian komunikasiadalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorangkepada orang lain untuk memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan maupuntak langsung menggunakan media.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaraninformasi atau pesan dari komunikator (membawapesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) denganmenggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian. Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisadijabarkan seperti berikut.
1. Komunikator
Komunikator (sender) yang mempunyai maksud tertentuberkomunikasi dengan orang lain dengan cara mengirimkansuatu pesan yang bisa berbentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol atau lambang.
2. Pesan
Pesan (message) itu langsung disampaikan dari komunikatoryang dibawa melalui suatu media baik secara langsungataupun tidak langsung. Media adalah alat yang menjadipenyampaian pesan dari komunikator ke komunikan.
3. Komunikan
Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasayang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
.
C. Unsur-Unsur Komunikasi
Komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh unsur-unsur komunikasi. Unsur-unsur komunikasi yaitu:
1. Komunikator atau Pengirim (sender) atau Sumber (Source)
2. Pesan (message)
3. Saluran (media) Komunikasi
4. Penerima Pesan (receiver) atau Komunikan
5. Umpan Balik (feed back)
6. Pengaruh atau Efek
D. Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi dalam kehidupan manusia pada umumnyadapat dilihat dalam kehidupan pribadi seseorang, hubungandengan orang lain, di tempat kerja, dam di lingkunganmasyarakat.
1. Kehidupan Pribadi
a. Mengungkapkan perasaan dan gagasan kita;
b. Menjelaskan perasaan, isi pikiran, dan perilaku kita sendiri;
c. Semakin mmengenal diri, karena dengan komunikasi kitamengenal isi hati, pikiran, dan perilaku kita, serta mendapatumpan balik dari rekan kita tentang emosi, pikiran, kehendak, cita-cita, dan perilaku kita.
2. Hubungan dengan Orang Lain
a. Mengenal orang lain karena melalui komunikasi, orang lain mengungkapkan identitas dirinya pada kita;
b. Menjalin perkenalan, pertemanan, persahabatan denganorang lain;
c. Membahas masalah, bertukar pikiran, dan membuat rencanakegiatan bersama orang lain;
d. Meminta bantuan dan pertolongan kepada orang lain;
e. Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidupbersama orang lain.
3. Di Tempat Kerja
a. Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja;
b. Membangun kerja sama dan sinergi dengan rekan kerja;
c. Berkoordinasi dan mengarahkan pekerjaan sesuai dengantujuan yang diharapkan perusahaan;
d. Mengatasi perbedaan pendapat, ketegangan, dan konflik.
4. Di Lingkungan Masyarakat
a. Mempersatukan orang-orang yang memiliki berbagaiperbedaan latar belakang;
b. Mengatasi permasalahan yang muncul di masyarakat;
c. Memajukan dan mensejahterakan masyarakat;
d. Menciptakan perdamaian.
E. Tujuan Komunikasi
Menurut Onong Uchjana Effendi dalam bukunya Dimensi – dimensi Komunikasi, tujuan dari komunikasi itu antara lain yaitu:
1. Perubahan Sikap (attitude change)
2. Perubahan Pendapat (opinion change)
3. Perubahan Perilaku (behavior change)
4. Perubahan Sosial (social change) dan Partisipasi Sosial
F. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukungkeberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai. Teknik komunikasi yang diperlukan saat menyampaikan suatu pesan antara lain yaitu:
1. Keterampilan Berbicara
2. Gaya Bahasa dalam Berbicara
a. Gerak-gerik
b. Pakaian
c. Sikap jiwa
d. Suara
e. Pandangan mata
f. Sikap badan
3. Keterampilan Mendengar
a. Mendengar evaluative, yaitu kegiatan mendengar sambilmelakukan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkanpembicara.
b. Mendengar proyektif, yaitu memproyeksi diri pendengar kealam pikiran pembicara merupakan cara mendengar secaraproyektif.
4. Keterampilan Menulis
5. Keterampilan Membaca
G. Komponen Komunikasi
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Komponenkomunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan proses komunikasi. Aspek-aspek komponen komunikasi tersebutantara lain yaitu:
1. Aspek Komunikator
a. Kepercayaan dalam diri komunikator (self credibility)
b. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang cukup melalui komunikasi
c. Memilih media yang tepat
d. Menguasai isi pesan, media, dan lingkungan yang mendukung
e. Menyampaikan isi pesan dengan jelas
f. Meminta respon
2. Aspek Pesan
3. Aspek Saluran (channel)
4. Aspek Komunikan
a. Pesan komunikasi benar-benar dimengerti oleh penerimapesan
b. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untukmencapai tujuan
c. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untukkepentingan pribadinya
d. Mampu menempatkan baik secara mental atau fisik
e. Mempunyai sifat terbuka dan memiliki pengetahuan yang cukup
5. Aspek Umpan Balik
H. Bentuk-Bentuk Komunikasi
1. Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi intrapersonal ini disebut juga dengan komunikasiintrapribadi. Komunikasi ini diartikan sebagai komunikasiyang dilakukan pada diri sendiri. Aktivitas komunikasi inisering kita lakukan, bahkan setiap hari. Misalnya berdoa, bersyukur, introspeksi diri, berimajinasi secara kreatif, dan sebagainya.
2. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal ini deisebut juga dengankomunikasi antarpribadi. Komunikasi ini diartikan sebagaiproses pertukaran makna dari orang-orang yang salingberkomunikasi atau komunikasi antara individu yang satudengan individu yang lain.
3. Komunikasi Kelompok
Komunikasi ini secara umum dapat diartikan sebagai interaksitatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperolehmaksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagiinformasi, pemeliharaan diri (self maintenance) ataupemecahan masalah.Contoh komunikasi ini antara lain kuliah, rapat, briefing, konferensi, penataran, seminar, workshop, dan lain sebagainya.
4. Komunikasi Organisasi
Komunikasi ini dapat didefinisikan sebagai komunikasiantarmanusia (human communication) yang terjadi dalamkonteks organisasi.
5. Komunikasi Massa
Komunikasi massa adalah bentuk komunikasi yang menggunakan saluran (media) dalam menghubungkankomunikator dan komunkan secara massal, berjumlah banyak, atau bertempat tinggal jauh. Komunikasi massa mempunyaiciri-ciri seperti:
a. Komunikator biasanya suatu lembaga media yang jelasseperti surat kabar, televisi, atau radio.
b. Hubungan antara komunikator dan komunikan tidakbersifat pribadi.
c. Menggunakan media massa, baik cetak atau elektronik, yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang dilembagakan.
d. Mediumnya dapat dipergunakan oleh orang banyak.
e. Komunikan adalah massa, yang bersifat heterogen dan anonym (tidak dikenal).
f. Penyebaran pesan bersifat serentak, pada saat yang bersamaan.
g. Umpan balik bersifat tidak langsung, ada tenggang waktu, ada jarak.
h. Pesan yang disebarkan melalui komunikasi massa memilikikedenderungan untuk tidak langsung berpengaruh terhadapmassa.
Berdasarkan ciri-ciri tersebut, maka pengertian komunikasimassa adalah komunikasi yang ditujukan kepada sejumlahbesar khalayak yang tersebar, heterogen, dan anonym melaluimedia cetak atau elektronik sehingga pesan yang sama dapatditerima secara serentak dan sesaat.
I.Bidang Komunikasi
Yang dimaksud dengan bidang di sini adalah bidangkehidupan manusia, di mana diantara jenis kehidupan yang satu dengan jenis kehidupan yang lain terdapat perbedaanyang khas, dan kekhasan tersebut menyangkut pula proses komunikasi. Bidang-bidang komunikasi itu mencakup jenis-jenis komunikasi berikut ini.
1. Komunikasi sosial (social communication)
2. Komunikasi organisasional/manajemen(organizational/management communication)
3. Komunikasi bisnis (business communication)
4. Komunikasi politik (political communication)
5. Komunikasi internasional (international communication)
6. Komunikasi antarbudaya (intercultural communication)
7. Komunikasi pembangunan (development communication)
8. Komunikasi tradisional (traditional communication)
Untuk lebih jelasnya, simaklah pembahasan bidangkomunikasi berikut ini.
1. Komunikasi Sosial
Komunikasi ini dapat diartikan sebagai proses interaksi di mana seseorang atau sesuatu lembaga menyampaikan amanatkepada pihak lain agar pihak lain itu dapat menangkapmaksud yang dikehendaki penyampaianya baik secara verbal maupun nonverbal.
2. Komunikasi Organisasi/Majanemen
Dalam lingkup organisasi ataupun manajemen tujuan utamakomunikasi adalah memajukan dan mengembangkanorganisasi yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukanuntuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Dalam komunikasiini, terdapat komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi ini merupakan komunikasi tegak lurus ke atasmaupun ke bawah yaitu antara pimpinan dengan bawahanatau sebaliknya. Komunikasi ini bisa secara lisan, percakapan, rapat, ceramah, maupun pidato dan secara tertulis. Komunikasi ke atas dank e bawah memiliki fungsi yang berbeda.
Komunikasi ke bawah berfungsi untuk:
1) Menyampaikan informasi berupa kebijakan, peraturan, prosedur, dan program kerja;
2) Memberikan penugasan dan pengarahan;
3) Menyampaikan umpan balik dari atasan kepada bawahantentang perilaku atau kinerja.
Sedangkan komunikasi ke atas berfungsi untuk:
1) Memberikan umpan balik atas kebijakan, peraturan, pengarahan, dan instruksi atasan.
2) Menyampaikan laporan perkembangan dan hasil kerja;
3) Menyampaikan gagasan dan usulan untuk peningkatanhasil kerja dan pemecahan masalah;
4) Meminta informasi atau bantuan;
5) Mengungkapkan perasaan, sikap, dan keluhan yang berhubungan dengan permasalahan kerja maupun pribadibawahan.
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi menyamping atau mendatar, yaitu antara orang-orang yang sama tingkat kedudukan atau jabatannya dalamkelompok atau bagian yang sama. Komunikasi ini berugunauntuk melancarkan koordinasi kerja. Misalnya, komunikasiantara kepala bagian, antar manajer, dan antar karyawanpelaksana.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi menyilang yang memotong rantai perintahorganisasi dan dilakukan oleh petugas dari bagian yang berbeda dan tiingkat yang berbeda pula. Misalnya antarakepala bagian gudang yang berada di bawah manajer produksiberkomunikasi dengan manajer oersonalia.
3. Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi untukmencapai efektivitas dan efisiensi di berbagai kegiatan bisnismaupun di dalam kegiatan internal organisasi bisnis.
4. Komunikasi Politik
Komunikasi politik dalam arti sempit adalah setiap bentukpenyampaian pesan, baik dalam bentuk lambang-lambangmaupun dalam bentuk kata-kata tertulis atau terucap, ataupundalam bentuk isyarat yang mempengaruhi kedudukanseseorang yang ada dalam suatu struktur kekuasaan tertentu. Sedangkan dalam arti luas, komunikasi politik adalah setiapjenis penyampaian pesan, khususnya yang bermuataninformasi politik dari suatu sumber kepada sejumlah penerimapesan.
5. Komunikasi Internasional
Komunikasi internasional adalah komunikasi yang dilakukaknantara komunikator yang mewakili suatu Negara untukmenyampaikan pesan-pesan yang berkaitan dengan berbagaikepentingan negaranya kepada komunikan yang mewakiliNegara lain dengan tujuan untuk memperoleh dukungan yang lebih luas.
6. Komunikasi Antarbudaya
Menurut Stewart L. Tubbs, komunikasi antar budaya adalahkomunikasi antara orang-orang yang berbeda budaya (baikdalam arti ras, etnik, atau perbedaan-perbedaan sosioekonomi).
7. Komunikasi Pembangunan
Komunikasi dan pembangunan merupakan dua hal yang saling berhubungan sangat erat. Secara sederhanapembangunan adalah perubahan yang berguna menuju suatusistem social dan ekonomi yang diputuskan sebagai kehendakdari suatu bangsa, dan komunikasi merupakan dasar dariperubahan sosial.
8. Komunikasi Tradisional
Secara umum pengertian komunikasi tradisional adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lain denganmenggunakan media tradisional yang sudah lama digunakandi suatu tempat sebelum kebudayaannya tersentuh oleh teknologi modern. Tapi sekarang, seiring denganperkembangan teknologi, komunikasi tradisional, mulai lunturdan jarang digunakan. Media komunikasi tradisional yang digunakan untuk menyampaikan pesan ini antara lain dengankentongan, kulkul, wayang, cerita rakyat, bedug, sendratari, ataupun upacara rakyat.
J. Sifat Komunikasi
1. Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi yang menggunakankata-kata, baik secara lisan maupun tertulis. Contohkomunikasi verbal antara lain, berbicara secara langsung, bertelepon, berdiskusi, saling berkirim surat, menulis buku, presentasi, atau yang lainnya.
2. Nonverbal
Komunikasi nonverbal yaitu komunikasi yang pesannyadikemas dalam bentuk nonverbal atau tanpa kata-kata. Komunikasi ini menggunakan bahasa tubuh atau gambar. Komunikasi ini lebih banyak digunakan daripada komunikasiverbal karena dalam setiap kegiatan komunikasi hampirsecara otomatis komunikasi nonverbal ikut digunakan. Oleh karena itu, komunikasi ini akan bersifat tetap, dan selalu ada.
3. Tatap Muka (Face to Face)
Komunikasi bersifat tatap muka maksudnya adalahkomunikator dengan komunikan berhadapan langsung atausaling berhadapan ketika proses komunikasi berlangsung. Komunikasi secara tatap muka ini memungkinkan terjadinyarespon langsung dari keduanya. Komunikasi bersifat tatapmuka ini dapat dilakukan melalui bentuk komunikasiinterpersonal, komunikasi kelompok, dan komunikasiorganisasi.
4. Bermedia
Komunikasi bermedia maksudnya kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan perantaraan media atausaluran. Media ini dapat berupa media komunikasi sepertitelepon, surat, media cetak seperti surat kabar dan majalah, serta media elektronik seperti radio dan televisi.
K. Tatanan Komunikasi
Tatanan komunikasi adalah proses komunikasi yang ditinjaudari jumlah komunikan apakah satu orang, sekelompok orang, atau sejumlah orang yang bertempat tinggal secara tersebar. Berdasarkan tatanan tersebut maka bentuk komunikasi dapatdiklasifikasikan kedalam bentuk komunikasi seperti:
1. Komunikasi pribadi, yang meliputi komunikasiintrapribadi/intrapersonal dan komunikasi antarpribadi(interpersonal).
2. Komunikasi kelompok, yang meliputi komunikasikelompok kecil (seperti ceramah, forum, simposiun diskusipanel, dan seminar) dan komunikasi kelompok besar sepertipublic speaking.
3. Komunikasi organisasi, merupakan komunikasi yang terjadidalam suatu organisasi seperti partai politik dan organisasi-organisasi lainnya.
4. Komunikasi massa, yang meliputi komunikasi media massacetak (seperti surat kabar dan majalah) dan komunikasi media massa elektronik (seperti radio, televise, film, dan web).
5. Komunikasi media, yaitu komunikasi yang menggunakanmedia selain media massa seperti surat, poster, pamflet, spanduk, dan telepon.
L. Etika Komunikasi
Istilah etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasaYunani disebut ethicios yang berarti kebiasaan norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruktingkah laku manusia. Jadi, etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatankomunikasi di suatu masyarakat. Etika komunikasiperkantoran merupakan istilah yang mempunyai pengertiantersendiri, yakni norma, nilai, atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.
Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi di perkantoran adalah semua anggota dan pimpinan perkantoranperlu memperhatikan beberapa hal seperti:
1. Tata krama pergaulan yang baik
2. Norma kesusilaan dan budi pekerti
3. Norma sopan santun dalam segala tindakan
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat pentingdalam kegiatan kantor. Seorang manajer harus dapatberkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information handling) yaknimenyampaikan dan penerimaan berita akan berjalan denganbaik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Berikut ini merupakan beberapa contoh etika atau etiketdalam berkomunikasi antarmanusia dalam kehidupan sehari-hari.
1. Jujur tidak berbohong
2. Bersikap dewasa
3. Lapang dada
4. Menggunakan panggilan/sebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien
6. Tidak mudah emosi
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog
8. Berbahasa yang baik, ramah, dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan
10. Bertingkah laku yang baik
M. Etika Menerima Tamu di Kantor
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tamu terkesandengan sambutan yang kita berikan, misalnya:
1. Sambut dengan Tulus
a. Sambut dengan tulus misalnya dengan cara sopan dan bersemangat, buang semua kepura-puraan, karena umumnyatamu akan mengetahui jika kita hanya berpura-pura tulus
b. Jika berada di ruang tertutup, beranjaklah untukmembukakan pintu untuk tamu
c. Sebenarnya tidak salah jika kita menerima tamu sambilduduk, tetapi akan lebih sopan jika kita menerima tamusambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabattangan.
2. Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerimatamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkannya duduk
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkantamu di sebelah kanan, barulah kemudian kita menanyakanidentitas dan maksud tujuan tamu tersebut
3. Janji Temu
a. Jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudahmemiliki janji temu, sehingga tak perlu lagi menanyakanidentitas tamu
b. Sebaiknya, langsung menunjukkan bahwa kita sudahmenunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkannyamasuk ke ruangan yang dituju
c. Bila posisi sebagai sekretaris atau asistem pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan terlebih dahulu sebelummempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakahpimpinan sudah siap untuk menerima tamu
d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memilikibeberapa pekerjaan yang harus dikerjakan, beritahukandengan ungkapan baik dan sopan
4. Perlakuan Baik
a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukankeberatan terhadap perusahaan
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinyamemungkinkan, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi, atau makanan ringan
5. Mengantar Tamu
a. Selalu diucapkan terima kasih kepada tamu yang datangkarena sudah berkunjung ke kantor.
N. Etika Bertelepon
1. Cara Bertelepon yang Baik
a. Angkat dan jawab telepon pada dering yang kedua atauketiga.
b. Berikan salam dan tersenyum.
c. Perkenalkan diri dan nama perusahaan.
d. Hindari mdnjawab dengan mengatakan “Halo”.
e. Bersikap bijaksana dalam menanggapi penelepon.
f. Jangan terlalu lama berbicara dengan menghindaripembicaraan yang tidak perlu.
g. Jangan menggunakan telepon di tempat kerja untukkepentingan pribadi.
h. Dengarkan dengan baik setiap isi pembicaraan.
i. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggungperasaan.
j. Tanggapi maksud pembicara dengan cepat.
k. Bicara dengan tempo yang tepat. Perhatikan volume suara.
l. Jangan berbicara sambil berdecak atau makan.
m. Jangan menganggap setiap telepon merupakan gangguan.
n. Catat hal-hal penting dalam setiap pembicaraan.
o. Meminta maaf dengan segera jika membuat kesalahan saatbertelepon.
p. Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam.
q. Letakkan gagang telepon dengan perlahan.
Sedangkan hal-hal yang harus dihindari:
a. Menggunakan bahasa informal.
b. Berbicara dengan orang disekitar.
c. Terlalu banyak basa-basi.
d. Berbicara dengan nada kasar.
e. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpapenjelasan.
f. Penelepon disambungkan ke alamat yang berkali-kali.
g. Berbicara dengan kesan malas atau tidak ramah.
2. Etika Menerima Panggilan Telepon
a. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkantangan kanan siap dengan alat tulis.
b. Selalu menyiapkan buku catatan dan alat tulis denganmeletakkannya tidak jauh dari pesawat telefon.
c. Setelah memberi salam serta menyebutkan identitas diri, sebutkan identitas perusahaan dan bertanya “maaf, dengansiapa saya sedang bicara?”.
d. Hubungkan segera dengan nama atau nomor yang ditujudan katakana dengan ramah jika harus menunggu.
e. Catat semua pesan yang disampaikan ke dalam lembarpesan telepon.
f. Sampaikan dengan segera pesan tersebut kepada yang berhak menerima.
g. Mengulang atau menanyakan kembali semua hal pentingyang dicatat untuk menghindari kesalahan.
h. Setelah pembicaraan selesai dan mengucapkan salam sertaterima kasih, letakkan gagang telepon kembali.
i. Untuk menghindari kesalahan atau memudahkan dalammengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas, dapatdigunakan kode abjad seperti di bawah ini.
j. Dalam menerima telepon, kita harus memperhatikan pula penggunaan kata atau kalimat yang benar.
3. Etika Mentransfer Telepon
4. Etika Meminta Menunggu (Hold)
5. Etika Melakukan Panggilan Telepon (Outgoing Calls)
6. Etika Menanggapi Telepon yang Mencurigakan
7. Etika Menghubungi Nomor Telepon Darurat
